Отчет о работе

Январь 9, 2008

Что и как делает сотрудник для компании, видно по результатам его работы. Но вот чем он занимается на рабочем месте в течение дня, как использует оплаченное ему рабочее время и что при этом думает – видно только по его отчетам о работе. Если, конечно, таковые имеются.

Отчет о работе, как формализованная коммуникация, предоставляет руководителю исходную информацию для оценки и анализа. Зачастую, при управлении удаленными сотрудниками руководитель получает обратную связь практически только через регулярные отчеты о работе.

Тема отчетов о работе в регулярном менеджменте занимает особое место. Она довольно обширна и в этом посте я коснусь лишь некоторых ее сторон: зачем и кому нужны отчеты о работе, какие они бывают, как правильно их писать, и о том, что в них следует писать.

отчет о работе писать нельзя отменить

Если вы подчиненный, от кого зависит, будете ли вы писать отчеты о работе? Скажете, что от начальства? Конечно, что если они будут требовать, то вы обязательно будете их писать. И ваше нежелание это делать не будет обсуждаться. Вас легко “мотивируют” к этому системой наказаний. В этом случае могу лишь порекомендовать вам изменить свое отношение к этой обязанности.

А вот если не будут требовать? Будете ли вы их писать?

Ответ на этот вопрос и все, что с ним связано, представляет для меня особый интерес, поскольку касается таких вопросов, как лидерство,  развитие сотрудника, его личные качества и профессиональные компетенции. Это тема для отдельного поста, который еще появится на этом блоге.

Если вы менеджер среднего звена - будете ли вы требовать отчеты от подчиненных? Определенно, будете. Иначе, откуда у вас возьмутся данные для анализа, управления и развития вверенного вам подразделения, факты и аргументы для высшего руководства? Здесь предвижу комментарий – “это смотря какая должность, не на каждой позиции в компании сотруднику имеет смысл писать отчет; например, рядовому бухгалтеру, кладовщику или охраннику незачем отчитываться, ведь они постоянно выполняют небольшое количество простых постоянно повторяющихся операций”. Не соглашусь. Кстати, какой комментарий может появиться по причине того, что мы с вами по разному понимаем суть отчета о работе как такового.

Вы задумывались, зачем нужен отчет вообще?

Для рядового сотрудника зачастую это единственная возможность показать своему руководству, что он делает правильные вещи, делает их правильно, что он лоялен к компании и при этом постоянно развивается как профессионал. Менеджеру среднего звена отчеты о работе позволяют оценивать результаты работы его подчиненных, знать, чем занят каждый из них, и когда будут выполнены розданные им задания. Вступив на карьерную лестницу, избавиться от необходимости писать отчеты можно только на самой её вершине. Но именно в этот момент правильно подготовленные отчеты от подчиненных становятся просто жизненно необходимыми, поскольку содержат качественную информацию, необходимую для принятия решений.

какие бывают отчеты о работе

Отчеты различаются по периодичности, тематике и аудитории. 

Периодические отчеты бывают:

• ежедневные: обычно используются при работе над краткосрочными проектами и во время прохождения сотрудником испытательного срока,
• еженедельные: наиболее распространенные и удобные для управления, контроля и анализа,
• ежемесячные: чаще всего агрегируются из недельных отчетов,
• квартальные: наиболее объемные, обычно половину их содержания составляет анализ деятельности и результатов,
• годовые: полностью состоят из аналитики и составляются для высшего руководства.

По тематике отчеты бывают рабочие и специальные. Рабочие – это периодические отчеты о работе, а специальные – это разовые отчеты по результатам проведения или посещения различных акций или мероприятий.

Отчеты могут иметь различную аудиторию получателей: только прямой руководитель, менеджеры отделов одного департамента (для обмена информацией), все сотрудники отдела (участники проекта). В зависимости от аудитории фильтруется информация в отчете.

как правильно писать отчет о работе

Запланируйте время на написание и проверку отчета в своем рабочем графике. Основная причина “нелюбви” к отчетам кроется в том, что на их написание нет времени. А откуда же оно может появиться, если для этого оно не было выделено? Очередной отчет следует начинать сразу после отправления предыдущего и он пишется постоянно, а не за полчаса до дедлайна по его отправке. Уделяйте отчету 5-10 минут каждый день в течение недели (не больше) и тогда в пятницу вечером вы подготовите недельный отчет всего за 10 минут.

Отчет – это двусторонняя коммуникация. Комментируйте отчеты подчиненных и требуйте от руководства присылать комментарии к вашему отчету. Ценность отчета о работе, как инструмента для получения обратной связи, от этого значительно увеличится. Обратная реакция очень важна, даже если она ограничится фразой “принято к сведению”.

Отчет важно правильно отправить. Ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не утром следующего. Еженедельные – в пятницу вечером, а не в понедельник утром. Спросите – почему? Потому что это увеличит шансы вашего отчета быть прочитанным вовремя, ведь ваше руководство вполне может захотеть проверить отчеты подчиненных в субботу.

Отчет должен быть кратким и ясным, не больше одной страницы. Во-первых, длинный отчет отнимет у вас больше времени на его создание, а у того, кому он предназначен, на прочтение. А во-вторых, длинный отчет – это сигнал о проблемах автора с умением анализировать информацию, выделять важное и расставлять приоритеты. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.

Сохраняйте постоянную структуру представления информации. То есть отчет должен содержать постоянные разделы, расположенные в определенном порядке. Так вам будет проще писать отчет, а вашему руководителю будет легче воспринимать изложенную в отчете информацию.

что внутри хорошего отчета о работе

Хотя специфика предметной области и накладывает определенный отпечаток на структуру отчета, но, в общем случае, она универсальна. В идеале отчет состоит из следующих разделов  информацию внутри разделов лучше пронумеровать для удобства чтения):

• Срочно! Этот раздел важно иметь в ежедневных и еженедельных отчетах, когда требуется срочная реакция\действия по оперативным вопросам.
• Напоминание! Сюда добавляются повторные сообщения и запросы, на которые не получен ответ с прошлого отчета либо в течение отчетного периода. При этом желательно указывать дату первоначального запроса.
• Проблемы. Здесь сообщается о проблемах, выявленных за отчетный период, которые будут решаться в рабочем порядке, без привлечения дополнительных ресурсов. При этом важно сразу предлагать план действий.
• Рабочие вопросы. Сюда следует писать все, что делалось автором отчета лично либо его подразделением за отчетный период. По каждому пункту в обязательном порядке указываются цифры и факты, иллюстрирующие конкретные результаты произведенных действий. Если работа выполнялась не по указанию адресата отчета, обязательно указывается “заказчик”.

Информацию о рабочих вопросах следует также структурировать в зависимости от предметной области. Например, копирайтер в отчете может указать: “Тексты: Написал 6 новых описаний товаров для интернет-магазина. Переписал 2 устаревших описания продуктов товаров для интернет-магазина. Креатив: Придумал 2 новых слогана для рекламной кампании “купи слона”. Придумал 3 варианта поздравительного текста для рассылки клиентам.”

• Запросы и предложения. В этом разделе пишут о необходимости выделения ресурсов, предоставления дополнительной информации и предлагают новые идеи, проекты и пр.
• Для информации. Этот раздел пишется руководителем и содержит общую оценку деятельности подразделения за отчетный период с точки зрения выполнения поставленных планов, KPI и достижения целей компании.
• Планы. Здесь кратко описывают план работы на следующий отчетный период. При этом ранжировать их по приоритетам: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное несрочное.

О том, как правильно планировать и организовывать свое рабочее время так, чтобы планы легко превращались в отчеты, читайте скоро на блоге.

Важно помнить, что отчет о работе - это не хронометраж рабочего дня, а описание “сухого остатка” от вашей деятельности. То есть, отчет показывает продуктивность использования рабочего времени автором отчета и степень того, насколько он справляется со своей работой.

Примеры почти реальных еженедельных отчетов о работе сотрудника отдела рекламы:

---

правильно		неправильно
Срочно! Заканчивается доступное место ftp-сервере advert. Если не выделить еще 500МВ, макеты в редакцию придется посылать с курьером. Нужно подтверждение отделу айти (заявка в приложении).		Срочно! Заканчивается доступное место ftp-сервере advert.
Напоминание! Дедлайн на бронирование 4 полосы в “Мурзилку” на следующий год через 2 дня. Необходимо подписать гарантийное письмо (мейл от 3.12.07)		Напоминание! Необходимо подписать гарантийное письмо (мейл от 3.12.07)
Проблемы Фотосессия живой крысы для поздравительной открытки не получилась. Будем использовать клипарты.		Проблемы <не указано>
Рабочие вопросы Макеты: Подготовлены и переданы в агенство 6 рекламных макетов в “новогоднем стиле”. Листовки: 10 штук переделано в новый дизайн. Отпечатают к 18.12. Сувенирка: Подобраны комплекты для сотрудников, клиентов и випов. Привезут в офис 10.12. Рассылка: Скомплектовано 50 посылок. Ждем сувениры и открытку. Реклама: Подготовлен медиаплан размещения рекламы в прессе на следующий год.		Рабочие вопросы 1. Готовили рекламные макеты в “новогоднем стиле”. 2. Переделывали листовки в новый дизайн. 3. Подбирали комплекты сувениров для сотрудников, клиентов и випов. 4. Скомплектовано 50 посылок. 6. Готовили медиаплан размещения рекламы в прессе на следующий год.
Запросы и предложения Для написания обзора в “Мурзилку” нужно на 2 недели дать в редакцию потестировать наш новый продукт. Дедлайн в февральский номер 10.12. Заявка на склад в приложении.		Запросы и предложения Для написания обзора нужно дать в редакцию потестировать наш новый продукт.
Планы 1. до 10.12. скомплектовать еще 50 посылок для рассылки клиентам. 2. до 8.12. переделать в новый дизайн 6 листовок. 3. до 10.12. сделать и отпечатать поздравительную открытку. 4. до 12.12. отправить рассылку клиентам.		Планы <не указано>

---

А в заключение, для тех, кто дочитал до конца – шаблон еженедельного отчета о работе (MS Word, 36.5Kb) и ссылка на очень славно написанный пост об отчетности группы тестирования программного обеспечения.

Posted in регулярный менеджмент